Vecina financijskih timova priprema proracun tjednima, a samu prezentaciju sklopi za dan-dva. Rezultat je cesto jasan: brojke su tocne, ali prikazane na nacin koji ne govori nista vodstvu koje sjedi nasuprot.
Sto se zapravo procjenjuje na takvim sastancima
Menadzer koji odobrava proracun ne ocjenjuje samo iznose. Ocjenjuje koliko prezenter razumije poslovni kontekst iza tih iznosa. Postoji razlika izmedju onoga koji kaze da je troskovna linija porasla za 18% i onoga koji objasnjava zasto je taj rast rezultat specificne odluke donesene u kolovozu.
Priprema koja se ne vidi u slajdovima
Korisno je napraviti interni pregled proracuna s kolegom koji nije bio ukljucen u izradu. Svako pitanje koje ne znate odmah odgovoriti jest potencijalna rupa u prezentaciji. Bolje je naci te rupe ranije nego da ih nadje netko u sali.
Stjepan Oblak, financijski direktor u distributivnoj kompaniji: Jednom smo dosli na board s proracunom koji je bio finansijski ispravan, ali nitko nije mogao odmah objasniti logiku iza rasporeda investicija. Izgubili smo sat vremena na pitanja koja smo si trebali postaviti sami.
Format koji otvara razgovor
Umjesto da prezentacija ide kroz svaku stavku redom, funkcionira bolje poceti s dvije ili tri kljucne odluke koje proracun treba podrzati. Sve ostalo postaje kontekst za te odluke, ne zasebna tocka za obranu.
Vodstvo koje razumije zasto je proracun strukturiran na odredeni nacin rjede ga osporava u detalje.